Assistent:in der Stabstelle Zentrale Beschaffung

Wir sind da für Berlin.

Berlin ist der wahrscheinlich spannendste Standort für alle, die im Job etwas bewegen wollen. Unsere Hauptstadt ist geprägt von Vielfalt, Wachstum, Dynamik und Möglichkeiten. Und direkt am Puls: berlinovo. Als moderne, landeseigene Immobiliengesellschaft sind wir da, um bezahlbaren, nachhaltigen Wohn- und Arbeitsraum zu schaffen. Und für den Alltag darin Verantwortung zu übernehmen. Wir investieren, bauen, betreiben und vermieten. Für Familien, Singles, Studierende, Senior:innen, Landesbeschäftigte, Hilfesuchende. Kurz: für alle. Unsere Unternehmenskultur? Ist genauso vielfältig. Hier treffen über 60 Jahre Erfahrung als Immobilienspezialist auf Neugierde, Offenheit und die Freiheit, sich selbst zu verwirklichen.

Wir suchen Sie ab dem 1. März 2025 - in Teilzeit (20-25 Stunden) – befristet bis einschließlich Oktober 2026 

für unsere Stabsstelle Zentrale Beschaffung als

Assistent:in der Stabstelle Zentrale Beschaffung

Welche Aufgaben übernehmen Sie im Wesentlichen:

• effektives und professionelles Unterstützen der Stabsstellenleitung in allen fachlichen und organisatorischen Themenstellungen
• Führen des Sekretariates (Koordinieren, Planen und Überwachen von Terminen; Erstellen und Aufarbeiten von Besprechungsunterlagen; Reiseplanung/Reisekostenabrechnung; Korrespondenz)
• Organisieren sowie Vor- und Nachbereiten von Sitzungsterminen (Auswerten der Projektlisten und der Tagesordnung; Zusammenstellen mitzuführender Unterlage)
• Unterstützen in Sachen Dokumentenverwaltung (DMS/Vertragsmanagement) sowie Führen von Akten und der Ablage; Archivieren von Belegen
• Führen und Erstellen von Protokollen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Übersichten/Statistiken
• Überwachen des Auflagen- und Fristenmanagements und der Revisionsmoniten
• qualitatives Überarbeiten von Dokumenten; Plausibilitätsprüfungen
• Kontieren und Überprüfen von Rechnungen in SAP; Erstellen der relevanten Auswertungen in SAP im Rahmen des internen Controllings (Budgetüberwachung)
• Vorbereiten von Geschäftsführungs- und Aufsichtsratsbeschlüssen
• Sicherstellen organisatorischer Abläufe (z. B. EDV-Anträge, Urlaubs- und Gleitzeitanträge, Einträge im Intranet)
• Durchführen von Recherchen zu fachlichen Themen
• Unterstützen bei Projekten der Stabsstelle

Was bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen im administrativen Bereich
• Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook sowie idealerweise PowerPoint.
• Organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Sorgfältiger Umgang mit Dokumenten und Daten sowie ein Auge für Details.
• Gute kommunikative Fähigkeiten und eine ausgeprägte Teamorientierung.
• Lernbereitschaft und Flexibilität, um sich in neue Aufgaben und Prozesse einzuarbeiten.

Was erwartet Sie bei der berlinovo:

• ein aufgeschlossenes und engagiertes Team
• Arbeits­vertrag mit einem lande­seigenen Unternehmen
• Vergütung nach Tarifvertrag der Wohnungswirtschaft
• Etablierter krisensicherer Arbeitgeber
• Work-Life-Balance durch Gleitzeit und 60% Mobilem Arbeiten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Deutschlandticket-Job
• Förderung und Finanzierung von individuellen Entwicklungsmöglichkeiten 
• Unterstützung auch in Krisen (z.B. Coaching)

Wir wollen noch so viel bewegen – Sind Sie dabei?

Wir bitten um die Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen in deutscher Sprache, inklusive eines Anschreibens mit frühestmöglichem Einstiegsdatum und Gehaltsvorstellungen.

Wir möchten uns bewusst vielfältig aufstellen und setzen uns aktiv für integrative Arbeitsplätze ein. Unser Ziel ist es, Individualität und Gleichstellung zu fördern und die Vielfalt der Gesellschaft in unserer Belegschaft widerzuspiegeln.

 

Ausschreibungs-Nr. A213